الإجراء الذي يتبعه الناس. وليس ذلك الموجود في الملف.

كل مزرعة لديها إجراءات تشغيل قياسية. وتُحفظ هذه الإجراءات في ملف أو على محرك أقراص مشترك، في أحدث نسخة طبعها أحدهم. ولا يسأل المدقق عما إذا كانت هذه الإجراءات متوفرة لديكم أم لا. بل يسأل عن الأشخاص الذين تلقوا تدريبًا على النسخة الحالية، ومتى تم ذلك — وهذا هو السؤال الذي يتطلب أسبوعًا كاملاً من العمل.

في هذه الحالة، يُعتبر الإجراء وثيقة ذات إصدارات. فإذا تم تغييره، يصبح إصدارًا جديدًا؛ ولا يختفي الإصدار القديم، لذا لا يزال بإمكانك إظهار ما كان عليه الإجراء في اليوم الذي وقع فيه حدث ما. ويقوم الأشخاص الذين يتعين عليهم العمل وفقًا للإصدار الحالي بالتوقيع عليه، ويُؤرخ هذا التوقيع ويُنسب إلى شخص معين.

وهذا يعني أن سجل التدريب ليس وثيقة إضافية يتعين على أحد ما الاحتفاظ بها بشكل موازٍ. بل هو سجل الموافقة. فمسألة تحديد من تلقى التدريب على إجراءات التشغيل القياسية الحالية الخاصة بالنظافة الصحية لم تعد مشروعًا، بل أصبحت سؤالاً تجيب عليه في التطبيق، أمام المراجع.