Procedimientos operativos estándar y formación
El procedimiento que sigue la gente. No el que aparece en la carpeta.
Procedimientos con versiones y firmas con fecha, de modo que el registro de formación se complete automáticamente y la auditoría deje de ser un simulacro de emergencia.
Todas las explotaciones agrícolas cuentan con procedimientos operativos estándar (SOP). Estos se guardan en una carpeta o en una unidad compartida, en la última versión que alguien haya impreso. El auditor no pregunta si los tienes. Pregunta quién ha recibido formación sobre la versión actual y cuándo; y esa es la pregunta que se convierte en una semana de trabajo.
En este contexto, un procedimiento es un documento con versiones. Si se modifica, se convierte en una nueva versión; la anterior no desaparece, por lo que sigue siendo posible consultar cuál era el procedimiento el día en que ocurrió algo. Las personas que deben estar al corriente de la versión actual la aprueban, y dicha aprobación lleva fecha y se atribuye a una persona concreta.
Esto significa que el registro de formación no es un documento adicional que alguien tenga que llevar al mismo tiempo. Es el registro de aprobación. Saber quién ha recibido formación sobre el procedimiento operativo estándar (SOP) de higiene vigente deja de ser un proyecto y se convierte en una pregunta que se responde en la aplicación, delante del auditor.
Preguntas
Las cosas que la gente se pregunta de verdad.
¿Las firmas de aprobación cuentan realmente como registros de formación?
Para eso sirven. Una firma de conformidad es un reconocimiento, con fecha y firma, de una versión concreta de un procedimiento específico, que es precisamente lo que solicita un auditor cuando pide ver los registros de formación.
¿Qué ocurre cuando revisamos un procedimiento operativo estándar?
Se convierte en una nueva versión y vuelve a enviarse para su aprobación. La versión anterior se conserva, ya que en una auditoría la pregunta suele referirse a cuál era el procedimiento el trimestre pasado, no a cuál es esta mañana.
¿Es esto suficiente por sí solo para una auditoría de seguridad alimentaria?
No. Los procedimientos operativos estándar (SOP) y las firmas de aprobación constituyen solo la mitad de lo que se exige en una auditoría; la otra mitad es la cadena ininterrumpida de lotes en la trazabilidad. La cuestión es que ambos elementos proceden del mismo sistema, en lugar de de dos distintos.
Consulta los procedimientos operativos estándar y la formación en una granja real.
Seguiremos el recorrido completo de un pedido hasta su margen, basándonos en datos reales de la explotación, no en una diapositiva.