Standaardprocedures en opleidingen
De werkwijze die mensen volgen. Niet die in de map.
Procedures met versienummers en gedateerde goedkeuringen — zodat het opleidingsdossier vanzelf wordt bijgehouden en de audit geen last-minute-klus meer is.
Elk landbouwbedrijf heeft standaardprocedures (SOP’s). Die staan in een map of op een gedeelde schijf, in de versie die iemand het laatst heeft afgedrukt. De auditor vraagt niet of je ze hebt. Hij vraagt wie er in de huidige versie is getraind, en wanneer — en dat is de vraag die uitmondt in een week werk.
Een procedure is hier een document met versiebeheer. Als je het wijzigt, ontstaat er een nieuwe versie; de oude versie verdwijnt niet, zodat je nog steeds kunt laten zien hoe de procedure eruitzag op de dag dat er iets gebeurde. De mensen die op de hoogte moeten zijn van de huidige versie, keuren deze goed, en die goedkeuring wordt gedateerd en aan een persoon toegeschreven.
Dit betekent dat het trainingsverslag geen apart document is dat iemand parallel moet bijhouden. Het is het aftekenlogboek. Wie getraind is in de huidige sanitaire SOP is geen project meer, maar een vraag die je in de app beantwoordt, in het bijzijn van de auditor.
Vragen
Wat mensen toch allemaal vragen.
Tellen aftekeningen echt als trainingsgegevens?
Daar zijn ze namelijk voor bedoeld. Een aftekenbewijs is een gedateerde, ondertekende bevestiging van een specifieke versie van een specifieke procedure — en dat is precies wat een auditor vraagt wanneer hij om inzage in opleidingsgegevens vraagt.
Wat gebeurt er als we een SOP herzien?
Het wordt een nieuwe versie en wordt opnieuw ter goedkeuring voorgelegd. De vorige versie blijft bewaard, omdat bij een audit meestal wordt gevraagd wat de procedure vorig kwartaal was, en niet wat die vanochtend is.
Is dit op zichzelf voldoende voor een voedselveiligheidsaudit?
Nee. SOP’s en goedkeuringen vormen de helft van wat bij een audit wordt verwacht; de ononderbroken partijketen binnen de traceerbaarheid vormt de andere helft. Het punt is dat beide uit hetzelfde systeem voortkomen, in plaats van uit twee verschillende.
Bekijk de standaardprocedures en volg een training op een echt boerenbedrijf.
We zullen een order stap voor stap tot aan de marge doorlopen — op basis van actuele bedrijfsgegevens, niet op een dia.